通知不在车上写
现场只批“日期与口头承诺不一致”。正文、主送和发文字号回电脑套模板。
跑外勤的人要在手机上改库存、批扫描件，回工位还得收一封通知和几页演示。WPS Office用中文界面把这些接到同一账号：路上只碰数字和批注，办公室再收文字与幻灯片。需要安装时请用下载页的中文版。
通知、合同、纪要
汇总、筛选、共享列
汇报页与备注
导出与批注
中文办公在路上和在工位不是同一套动作。通知、合同条款、汇报页脚属于办公室；签到、补数、圈扫描件属于现场。WPS Office四个组件都在，但手机只取其中的短操作，避免在小屏上排红头。外勤出发前把当天要写的表放进云文档，并确认自己的账号只有指定列的写入权，比到了店里再找内勤要邮箱附件更省事。需要WPS下载或WPS Office下载时，先把电脑中文版装好，再谈路上怎么改。
一天跑多家门店时，不要把每家的照片都堆在同一个单元格。一行一家，附件一格，金额一格，备注一格。WPS中文版在电脑上汇总时才能按店筛选。把一天拍成一张长图，财务既不能检索税号，也不能按行拒收某一张。
现场只批“日期与口头承诺不一致”。正文、主送和发文字号回电脑套模板。
中文表头往往较长，冻结首行再填。汇总行留给内勤，防止公式被手机粘贴覆盖。
口径进备注，页序不动。投影前的母版和页脚单位名称在办公室一次改完。
高亮疑问即可。识别成可检索文字、合并页码，都回工位做。
电脑排过的公文和宽表，手机以能读、能批为主。标题层级、下划线、单元格合并在小屏上容易看错，但不等于格式丢了。回到WPS Office电脑端，原样式还在。不要在手机点“清除格式”再存，那才会把工位的劳动清掉。宽表在手机里左右滑动即可，不要为了看全表去取消冻结或隐藏列。
| 内容 | 手机宜做 | 手机不宜做 |
|---|---|---|
| 带页眉的通知 | 读、批注 | 改节和页眉 |
| 宽表格 | 改指定格 | 取消冻结、删列 |
| 带母版的演示 | 写备注 | 改主题色和页序 |
| 已排目录的长文 | 搜索一句 | 手动重做目录 |
会签不一定要坐在会议室。外勤打开共享链接，对条款用评论权回一句即可。WPS Office不要求现场拿编辑权。办公室看到气泡再改正式句子，比让人在晃动的车厢里重打合同更安全。链接可设当天失效，避免长期挂在客户群。临时跟线的人只用只读打开，看完进度即可，不必人人都能写。
批注写位置：“第二条交货期与现场白板不一致”。只写“再看看”的，回公司仍然要打电话。同一账号下，这条气泡在电脑端原文旁。会签结束由执笔人接受修订，外勤不要在手机点“全部接受”，以免把尚未核对的数字放进清洁稿。
通勤时段适合处理不能大改版式的东西：PDF高亮、表格一个数、文字一句评论。演示母版、动画、对内汇报页的页脚，留给工位的完整键盘。WPS Office同一份文件可以先批后排，不必导出两套。
把货架拍一张发给财务，对方无法筛选、无法汇总。中文办公里数字必须进单元格。WPS Office允许把照片作为格子的附件，但金额、数量仍要手填或校对后填。拍照是证据，不是账。
| 错误做法 | 后果 | 改法 |
|---|---|---|
| 只发照片到聊天 | 对账的人重敲一遍 | 照片插入对应格，数字写在旁边单元格 |
| 用识别结果直接当账 | 印章和反光会认错 | 识别后人工看关键金额再写入 |
| 一张长图含十行数 | 无法按列求和 | 拆到表里，一行一笔 |
需要现场手写姓名时，用模板里的签名栏，不要在正文空隙用手写叠字。回电脑仍可把签名页导出PDF。
通勤归档时按拍摄日生成文件名，减少办公室重命名。WPS Office仍要求金额进表格，PDF只作附件。
晃动车厢里看条款更清楚。放大只影响阅读，不改电脑端正文样式。
给客户临时看一页时用到期链接。过期后外勤仍用自己的账号打开团队云文档。
识别出的数量会并列显示，供人工点选后再写入单元格，降低把8认成3的概率。
报销常见路径：手机拍照 → 转PDF → 作为表格某行的附件，金额仍手填。WPS Office合并多张发票时按文件顺序，合并后在电脑看页码和朝向。模糊、裁切掉税号的页不要进正式包，现场重拍比办公室猜数字便宜。多张票对应多行，不要把一天的票糊成一张长图塞进同一格。
归档PDF给财务，可编辑表给内勤继续汇总。两份都留，文件名写清“附件扫描”和“费用表”，避免下个月只剩图片。金额进表以后，照片只证明来源，财务抽查时打开对应格即可，不必再翻聊天记录。
还没装电脑端的，先完成中文版安装再谈外勤同步。手机商店版解决不了公文长文和复杂母版。装好两端、登录同一账号，路上的批注才会出现在工位。新同事第一天先做一条测试批注，确认电脑能看见，再把正式库存表权限开给他。
需要WPS下载、WPS Office下载或WPS中文版时，请到下载页按电脑与手机分别取包，不要把安装程序跨系统转发。